Wawancara dan Introgasi dalam Audit Forensic

Wawancara merupakan sesuatu yang sering dilakukan oleh Auditor dalam menjalankan tugas audit, dan merupakan salah satu tehnik dalam pengumpulan keterangan, memahami obyek pemeriksaan, menguji keterangan yang telah didapatkan sebelumnya, melengkapi keterangan yang lain, dan tujuan-tujuan lainnya dari wawancara tersebut.

Secara umum, setiap auditor harus menguasai tehnik wawancara. Namun demikian masing-masing orang memiliki sifat, gaya dan karakter pribadi yang berbeda-beda baik auditor itu sendiri maupun pihak yang akan diwawancarai. Hal ini akan mempengaruhi tehnik dan metode wawancara yang dilakukan. Dalam hal waktu pelaksanaan wawancara, dapat dilakukan di awal atau pada saat audit berlangsung ataupun pada akhir audit sangat tergantung dari kondisi dan situasi audit serta tujuan dilakukannnya wawancara. Demikian halnya dengan tempat pelaksanaan wawancara, auditor akan menentukan tempat dilakukannya wawancara dengan mempertimbangkan beberapa hal yang berkaitan dengan materi wawancara dan kondisi di lapangan.

Tehnik, waktu dan tempat pelaksanaan wawancara maupun hal-hal lain yang dilakukan terkait dengan wawancara tidak menjadi masalah dan dapat berbeda antara satu dengan yang lainnya, tetapi yang terpenting adalah tujuan dan hasil dari wawancara yang dilakukan sebab antara tujuan yang satu dengan yang lain biasanya berbeda dan untuk mencapainya tentunya membutuhkan tehnik, waktu, tempat dan hal-hal lainnya yang berbeda pula.

Hal lainnya yang tidak kalah pentingnya dalam pelaksanaan wawancara sehubungan dengan audit yang dilakukan adalah bagaimana pendokumentasian hasil, bukti dan inti maksud wawancara. Ini terkait dengan kertas kerja yang menjadi modal auditor sekaligus juga menunjukkan kemampuan, kompetensi dan keterampilan auditor dalam melaksanakan tugas audit. Dokumentasi wawancara dapat berupa tulisan, media elektronik atau media lain yang digunakan dalam kaitan dengan pembuktian bahwa wawancara benar-benar dilakukan untuk memperoleh informasi yang diinginkan dan tanpa adanya kesan yang mengada-ada atau melakukan penekanan yang mengakibatkan informasi tidak sesuai dengan adanya.

Terkait dengan interogasi, auditor internal pemerintah tidak memiliki kewenangan untuk melakukan interogasi. Namun demikian metode, tujuan dan tehnik-tehnik interogasi biasanya secara tidak langsung juga sering dilakukan namun dalam kondisi yang tidak formal layaknya interogasi yang dilakukan oleh penyidik. Meskipun tidak ada aturan yang melarang atau membolehkan untuk melakukan interogasi, auditor menganggap hal ini dapat dilakukan sepanjang untuk mencapai tujuan memperoleh informasi dan mencapai tujuan audit yang dilakukan. 

TEHNIK DASAR WAWANCARA

Beberapa tehnik dasar yang harus dikuasai ketika akan melakukan wawancara, antara lain :

Kematangan pribadi, berupa : sikap mental, kemampuan pengetahuan yang dimiliki, penampilan fisik, dan sebagainya.

Gaya dan karakter, berupa : intonasi suara, tatapan mata, ekspresi wajah, kemampuan memahami situasi dan kondisi, dan sebagainya

Koordinasi dan kerjasama, berupa : tehnik improvisasi, fleksibilitas atau tidak kaku, pengalaman berinteraksi, dan sebagainya.

 HAL YANG DILAKUKAN DALAM WAWANCARA

Hal-hal yang dilakukan dalam wawancara dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) bagian yang utama, yaitu persiapan, pelaksanaan, dokumentasi, dan analisis/ simpulan serta interpretasi hasil wawancara.

Persiapan

Sebelum melakukan wawancara, apakah akan dilakukan di awal penugasan atau pada saat sedang berlangsungnya audit maupun pada akhir audit hendaknya dilakukan persiapan-persiapan baik dilakukan secara matang ataupun hanya secara insidensial saja. Beberapa hal yang harus disiapkan adalah :

1.      Pemahaman akan tujuan dilakukannya wawancara

2.      Penguasaan terhadap materi yang akan ditanyakan

3.      Alat dan bahan penunjang pelaksanaan wawancara

Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan wawancara sedapat mungkin menguasai tehnik, prosedur dan situasi atau kondisi, tidak menutup kemungkinan bahwa wawancara dilakukan tanpa prosedur yang baku ataupun ada hal-hal yang tidak diperkirakan sebelumnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan wawancara adalah :

Fokus pada materi wawancara, meskipun sesekali mengalihkan atau pun menyegarkan kembali sehingga pihak yang diwawancara tidak merasa tertekan atau terpaksa untuk memberi informasi atau tidak memberi informasi.

Kesiapan untuk membuat pertanyaan yang runut dan tetap berkaitan dengan materi atau respon terhadap jawaban pihak yang diwawancarai. Disini pentingnya improvisasi dan kemampuan mendengarkan yang baik dibutuhkan, meskipun kendali wawancara tetap berada pada auditor.

Bersikap tidak emosional dan tetap tenang terhadap apa pun jawaban yang didapatkan dan senantiasa menunjukkan sikap yang sangat memahami apa yang dimaksudkan oleh pihak yang diwawancarai tanpa bermaksud membenarkan atau pun menyalahkan. Yang terpenting adalah mendapatkan informasi atau jawaban yang sesungguhnya tanpa dibuat-buat.

Harus mampu memahami psikologi pihak yang diwawancara secara sekilas dan cepat untuk menentukan tehnik yang dipakai dan pertanyaan yang akan diajukan. Disamping itu senantiasa mengantisipasi kejadian atau pun sikap dan perilaku yang tidak diduga sebelumnya, dan mampu mengambil keputusan yang cepat terkait dengan kelanjutan wawancara. 

Dokumentasi

Pendokumentasian hasil wawancara merupakan kunci utama dan merupakan sesuatu yang sangat berharga untuk mengungkapkan informasi yang didapatkan. Demikan halnya analisis terhadap kemungkinan-kemungkinan digunakannya dokumen atau bukti wawancara tersebut sebagai bahan pembuktian suatu permasalahan yang akan diungkapkan. Beberapa hal yang senantiasa diperhatikan dalam pendokumentasian :

Bukti wawancara harus asli dan tidak direkayasa atau dimanipulasi, bila perlu pencantuman tanda tangan dari pemberi informasi harus diverifikasi sesuai dengan kartu identitasnya.

Bila menggunakan media elektronik berupa rekaman suara atau gambar, sedapat mungkin mencantumkan tanggal wawancara, dan untuk pengambilan gambar, lokasi sekitar wawancara dimuat dan tidak hanya wajah dari pemberi informasi.

Fisik dari dokumentasi hasil wawancara harus disimpan di tempat yang aman untuk menghidari kehilangan atau berubahnya wujud dari bukti dokumentasi tersebut.

Analisis/simpulan dan Interpretasi hasil wawancara

Dalam menganalisis atau menarik kesimpulan atau pun menginterpretasi hasil wawancara harus teliti, obyektif, lengkap dan akurat sehingga dapat digunakan sebagai bahan informasi atau pembuktian terhadap masalah yang ditanyakan.

Perbedaan Wawancara dan Interogasi

Wawancara:

1.      Bersifat netral, tidak menuduh.

2.      Tujuan: mengumpulkan informasi.

3.      Wawancara biasanya dilakukan pada awal investigasi.

4.      Bisa dilakukan dalam berbagai lingkungan atau suasana.

5.      Bersifat cair, tidak terstruktur

6.      Mencatat hasil wawancara dari awal sampai akhir

 

Interogasi:

1.        Bersifat menuduh.

2.        Taktik membuat pertanyataan bukan pertanyaan.

3.        Tujuan: mengetahui yang sebenarnya, apa sebenarnya yang terjadi, siapa yang melakukan, berapa jumlah atau nilai fraud.

4.        Dilakukan pada lingkungan terkontrol, bukan disembarang tempat.

5.        Hanya dilakukan pada saat investigator mempunyai keyakinan memadai mengenai kesalahan seseorang 

 

Dalam wawancara terdapat tiga tingkat atau saluran yang digunakan untuk komunikasi yaitu:

a.              Verbal channel adalah ucapan atau perkataan yang keluar dari mulut orang yang diwawancarai, pilihan kata dan susunan kata-kata yang dipergunakan untuk mengirimkan pesan. Dalam metode ini dinyatakan bahwa orang yang berbohong akan cemas, karena takut kebohongannya terungkap (Verbal Behavior).

b.             Paralinguistic channel adalah ciri-ciri percakapan diluar apa yang diucapkan oleh orang yang diwawancarai, maksudnya adalah  ucapan yang makna sesungguhnya berbeda dari apa yang keluar dari mulutnya (Paralinguistic Behavior).

c.              Non verbal channel adalah merupakan sikap tubuh, gerak tangan dan mimik wajah orang yang diwawancarai, jadi setiap ucapan selalu diperkuat dan dimodifikasi dengan gerak tubuh/bahasa tubuh (Nonverbal Behavior).

Ketiga saluran atau metode tersebut semuanya digunakan untuk mengetahui adanya kebohongan.

Untuk keberhasilan dalam wawancara persiapan yang harus dilakukan oleh auditor investigatif adalah:

a.              Auditor investigatif harus mempelajari berkas kasus/permasalahan dan dokumen untuk memastikan adanya informasi penting yang belum diperoleh.

b.             Menetapkan tujuan informasi yang akan digali dalam wawancara.

c.              Mempelajari informasi apa yang dapat diperoleh dari calon responden yang akan diwawancarai.

d.             Mempersiapkan catatan yang berisi poin-poin yang akan ditanyakan agar informasi yang digali tidak terlewatkan.

e.              Mempersiapkan tempat untuk wawancara.

 

Pihak-pihak yang diwawancarai dalam audit investigatif adalah:

a.              Saksi pihak ketiga yang netral (Neutral Third-Party Witness)

b.             Saksi yang dapat membenarkan (Corroboraative Witness)

c.              Pihak yang diduga ikut terlibat (Co-Conspirators)

d.             Pihak yang diduga melakukan penyimpangan (Subject/Target)

Untuk memperoleh hasil wawancara yang memadai, maka wawancara seharusnya dilakukan oleh auditor investigatif yang mempunyai karakteristik berikut yaitu:

a.              Orang yang mudah bergaul, berbakat dalam berinteraksi.

b.             Ingin membuat orang lain ingin berbagi informasi.

c.              Pewawancara tidak akan menginterupsi responden dengan pertanyaan yang tidak penting.

d.        Dapat menyusun pertanyaan yang spesifik yang bisa membuat responden secara sukarela memberikan informasi.

e.              Menunjukkan keseriusan dan perhatian atas jawaban yang diberikan responden.

f.               Cara mengajukan pertanyaan tidak dengan sikap yang menyalahkan.

g.         Pewawancara harus tepat waktu, berpakaian rapi dan bersikap fair dalam berinteraksi dengan responden.