Wawancara
merupakan sesuatu yang sering dilakukan oleh Auditor dalam menjalankan tugas
audit, dan merupakan salah satu tehnik dalam pengumpulan keterangan, memahami
obyek pemeriksaan, menguji keterangan yang telah didapatkan sebelumnya,
melengkapi keterangan yang lain, dan tujuan-tujuan lainnya dari wawancara
tersebut.
Secara
umum, setiap auditor harus menguasai tehnik wawancara. Namun demikian
masing-masing orang memiliki sifat, gaya dan karakter pribadi yang berbeda-beda
baik auditor itu sendiri maupun pihak yang akan diwawancarai. Hal ini akan
mempengaruhi tehnik dan metode wawancara yang dilakukan. Dalam hal waktu
pelaksanaan wawancara, dapat dilakukan di awal atau pada saat audit berlangsung
ataupun pada akhir audit sangat tergantung dari kondisi dan situasi audit serta
tujuan dilakukannnya wawancara. Demikian halnya dengan tempat pelaksanaan
wawancara, auditor akan menentukan tempat dilakukannya wawancara dengan
mempertimbangkan beberapa hal yang berkaitan dengan materi wawancara dan
kondisi di lapangan.
Tehnik,
waktu dan tempat pelaksanaan wawancara maupun hal-hal lain yang dilakukan
terkait dengan wawancara tidak menjadi masalah dan dapat berbeda antara satu
dengan yang lainnya, tetapi yang terpenting adalah tujuan dan hasil dari
wawancara yang dilakukan sebab antara tujuan yang satu dengan yang lain
biasanya berbeda dan untuk mencapainya tentunya membutuhkan tehnik, waktu,
tempat dan hal-hal lainnya yang berbeda pula.
Hal
lainnya yang tidak kalah pentingnya dalam pelaksanaan wawancara sehubungan
dengan audit yang dilakukan adalah bagaimana pendokumentasian hasil, bukti dan
inti maksud wawancara. Ini terkait dengan kertas kerja yang menjadi modal
auditor sekaligus juga menunjukkan kemampuan, kompetensi dan keterampilan
auditor dalam melaksanakan tugas audit. Dokumentasi wawancara dapat berupa
tulisan, media elektronik atau media lain yang digunakan dalam kaitan dengan
pembuktian bahwa wawancara benar-benar dilakukan untuk memperoleh informasi
yang diinginkan dan tanpa adanya kesan yang mengada-ada atau melakukan
penekanan yang mengakibatkan informasi tidak sesuai dengan adanya.
Terkait
dengan interogasi, auditor internal pemerintah tidak memiliki kewenangan untuk
melakukan interogasi. Namun demikian metode, tujuan dan tehnik-tehnik
interogasi biasanya secara tidak langsung juga sering dilakukan namun dalam
kondisi yang tidak formal layaknya interogasi yang dilakukan oleh penyidik.
Meskipun tidak ada aturan yang melarang atau membolehkan untuk melakukan
interogasi, auditor menganggap hal ini dapat dilakukan sepanjang untuk mencapai
tujuan memperoleh informasi dan mencapai tujuan audit yang dilakukan.
TEHNIK DASAR WAWANCARA
Beberapa tehnik dasar yang
harus dikuasai ketika akan melakukan wawancara, antara lain :
Kematangan pribadi, berupa :
sikap mental, kemampuan pengetahuan yang dimiliki, penampilan fisik, dan
sebagainya.
Gaya dan karakter, berupa :
intonasi suara, tatapan mata, ekspresi wajah, kemampuan memahami situasi dan
kondisi, dan sebagainya
Koordinasi dan kerjasama,
berupa : tehnik improvisasi, fleksibilitas atau tidak kaku, pengalaman
berinteraksi, dan sebagainya.
HAL YANG DILAKUKAN DALAM WAWANCARA
Hal-hal
yang dilakukan dalam wawancara dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) bagian yang
utama, yaitu persiapan, pelaksanaan, dokumentasi, dan analisis/ simpulan serta
interpretasi hasil wawancara.
Persiapan
Sebelum
melakukan wawancara, apakah akan dilakukan di awal penugasan atau pada saat
sedang berlangsungnya audit maupun pada akhir audit hendaknya dilakukan persiapan-persiapan
baik dilakukan secara matang ataupun hanya secara insidensial saja. Beberapa
hal yang harus disiapkan adalah :
1. Pemahaman
akan tujuan dilakukannya wawancara
2. Penguasaan
terhadap materi yang akan ditanyakan
3. Alat
dan bahan penunjang pelaksanaan wawancara
Pelaksanaan
Dalam
pelaksanaan wawancara sedapat mungkin menguasai tehnik, prosedur dan situasi
atau kondisi, tidak menutup kemungkinan bahwa wawancara dilakukan tanpa
prosedur yang baku ataupun ada hal-hal yang tidak diperkirakan sebelumnya.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melakukan wawancara adalah :
Fokus
pada materi wawancara, meskipun sesekali mengalihkan atau pun menyegarkan
kembali sehingga pihak yang diwawancara tidak merasa tertekan atau terpaksa
untuk memberi informasi atau tidak memberi informasi.
Kesiapan
untuk membuat pertanyaan yang runut dan tetap berkaitan dengan materi atau
respon terhadap jawaban pihak yang diwawancarai. Disini pentingnya improvisasi
dan kemampuan mendengarkan yang baik dibutuhkan, meskipun kendali wawancara
tetap berada pada auditor.
Bersikap
tidak emosional dan tetap tenang terhadap apa pun jawaban yang didapatkan dan
senantiasa menunjukkan sikap yang sangat memahami apa yang dimaksudkan oleh
pihak yang diwawancarai tanpa bermaksud membenarkan atau pun menyalahkan. Yang
terpenting adalah mendapatkan informasi atau jawaban yang sesungguhnya tanpa
dibuat-buat.
Harus
mampu memahami psikologi pihak yang diwawancara secara sekilas dan cepat untuk
menentukan tehnik yang dipakai dan pertanyaan yang akan diajukan. Disamping itu
senantiasa mengantisipasi kejadian atau pun sikap dan perilaku yang tidak
diduga sebelumnya, dan mampu mengambil keputusan yang cepat terkait dengan
kelanjutan wawancara.
Dokumentasi
Pendokumentasian
hasil wawancara merupakan kunci utama dan merupakan sesuatu yang sangat
berharga untuk mengungkapkan informasi yang didapatkan. Demikan halnya analisis
terhadap kemungkinan-kemungkinan digunakannya dokumen atau bukti wawancara
tersebut sebagai bahan pembuktian suatu permasalahan yang akan diungkapkan.
Beberapa hal yang senantiasa diperhatikan dalam pendokumentasian :
Bukti
wawancara harus asli dan tidak direkayasa atau dimanipulasi, bila perlu
pencantuman tanda tangan dari pemberi informasi harus diverifikasi sesuai
dengan kartu identitasnya.
Bila
menggunakan media elektronik berupa rekaman suara atau gambar, sedapat mungkin
mencantumkan tanggal wawancara, dan untuk pengambilan gambar, lokasi sekitar
wawancara dimuat dan tidak hanya wajah dari pemberi informasi.
Fisik
dari dokumentasi hasil wawancara harus disimpan di tempat yang aman untuk
menghidari kehilangan atau berubahnya wujud dari bukti dokumentasi tersebut.
Analisis/simpulan dan
Interpretasi hasil wawancara
Dalam
menganalisis atau menarik kesimpulan atau pun menginterpretasi hasil wawancara
harus teliti, obyektif, lengkap dan akurat sehingga dapat digunakan sebagai
bahan informasi atau pembuktian terhadap masalah yang ditanyakan.
Perbedaan
Wawancara dan Interogasi
Wawancara:
1.
Bersifat
netral, tidak menuduh.
2.
Tujuan:
mengumpulkan informasi.
3.
Wawancara
biasanya dilakukan pada awal investigasi.
4.
Bisa
dilakukan dalam berbagai lingkungan atau suasana.
5.
Bersifat
cair, tidak terstruktur
6.
Mencatat
hasil wawancara dari awal sampai akhir
Interogasi:
1.
Bersifat
menuduh.
2.
Taktik membuat pertanyataan bukan pertanyaan.
3.
Tujuan: mengetahui yang sebenarnya, apa sebenarnya yang terjadi, siapa yang melakukan,
berapa jumlah atau nilai fraud.
4.
Dilakukan pada lingkungan terkontrol, bukan disembarang tempat.
5.
Hanya dilakukan pada saat investigator mempunyai keyakinan memadai mengenai
kesalahan seseorang
Dalam
wawancara terdapat tiga tingkat atau saluran yang digunakan untuk komunikasi yaitu:
a.
Verbal
channel adalah ucapan atau perkataan yang keluar
dari mulut orang yang diwawancarai, pilihan kata dan susunan kata-kata yang
dipergunakan untuk mengirimkan pesan. Dalam metode ini dinyatakan bahwa orang
yang berbohong akan cemas, karena takut kebohongannya terungkap (Verbal Behavior).
b.
Paralinguistic
channel adalah ciri-ciri percakapan diluar apa
yang diucapkan oleh orang yang diwawancarai, maksudnya adalah ucapan yang makna sesungguhnya berbeda dari
apa yang keluar dari mulutnya (Paralinguistic
Behavior).
c.
Non
verbal channel adalah merupakan sikap tubuh, gerak
tangan dan mimik wajah orang yang diwawancarai, jadi setiap ucapan selalu
diperkuat dan dimodifikasi dengan gerak tubuh/bahasa tubuh (Nonverbal Behavior).
Ketiga
saluran atau metode tersebut semuanya digunakan untuk mengetahui adanya
kebohongan.
Untuk
keberhasilan dalam wawancara persiapan yang harus dilakukan oleh auditor
investigatif adalah:
a.
Auditor investigatif
harus mempelajari berkas kasus/permasalahan dan dokumen untuk memastikan adanya
informasi penting yang belum diperoleh.
b.
Menetapkan tujuan
informasi yang akan digali dalam wawancara.
c.
Mempelajari informasi apa
yang dapat diperoleh dari calon responden yang akan diwawancarai.
d.
Mempersiapkan catatan
yang berisi poin-poin yang akan ditanyakan agar informasi yang digali tidak
terlewatkan.
e.
Mempersiapkan tempat
untuk wawancara.
Pihak-pihak
yang diwawancarai dalam audit investigatif adalah:
a.
Saksi pihak ketiga yang
netral (Neutral Third-Party Witness)
b.
Saksi yang dapat
membenarkan (Corroboraative Witness)
c.
Pihak yang diduga ikut
terlibat (Co-Conspirators)
d.
Pihak yang diduga
melakukan penyimpangan (Subject/Target)
Untuk memperoleh hasil wawancara yang
memadai, maka wawancara seharusnya dilakukan oleh auditor investigatif yang
mempunyai karakteristik berikut yaitu:
a.
Orang yang mudah bergaul,
berbakat dalam berinteraksi.
b.
Ingin membuat orang lain
ingin berbagi informasi.
c.
Pewawancara tidak akan
menginterupsi responden dengan pertanyaan yang tidak penting.
d. Dapat menyusun pertanyaan
yang spesifik yang bisa membuat responden secara sukarela memberikan informasi.
e.
Menunjukkan keseriusan
dan perhatian atas jawaban yang diberikan responden.
f.
Cara mengajukan
pertanyaan tidak dengan sikap yang menyalahkan.
g. Pewawancara harus tepat
waktu, berpakaian rapi dan bersikap fair dalam berinteraksi dengan responden.